4.11 RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN:
MÉTODOS INTERACTIVOS
Existen
métodos que nos permiten tener acceso, a la recopilación de información
necesaria para saber o identificar problemas dentro de una organización.
4.11.1
ENTREVISTAS
Una
entrevista es utilizada para recabar información, se necesita obtener las
opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del
sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.
Hay
cinco pasos para poder preparar una entrevista
ü Leer los antecedentes
ü Establecer los objetivos de la entrevista
ü Decidir a quién entrevistar
ü Preparar al entrevistado
ü Decidir el tipo de preguntas y la estructura
4.11.2
TIPOS DE PREGUNTAS
Existen
diversidad de tipos de preguntas y cada una es usada de acuerdo a las
necesidades o que tanto de información es requerida y es importante aplicar el
método que vamos a usar para realizar dichas preguntas de acuerdo a su tipo.
·
Preguntas abiertas
Estas
preguntas incluyen aquellas como "¿Qué piensa de poner a todos los
gerentes en una intranet?" y "Explique por favor cómo toma una
decisión de programación de producción.
En
realidad, "abiertas" describe las opciones del entrevistado para
responder.
·
Preguntas cerradas
Tales
preguntas son de la forma básica: "¿Cuántos subordinados tiene?" Las
respuestas posibles se cierran al entrevistado, debido a que sólo puede
contestar con un número finito como "Ninguno", "Uno" o
"Quince". Una pregunta cerrada limita la respuesta disponible para el
entrevistado.
A
más de eso, para la aplicación de las preguntas, el responsable puede optar por
las siguientes técnicas y métodos para realizar su entrevista:
·
Uso de una estructura de pirámide
Con base en esta
forma, el entrevistador empieza con preguntas, a menudo cerradas, muy
detalladas. Posteriormente, el entrevistador extiende los temas permitiendo
preguntas abiertas y respuestas más generalizadas.
Debe utilizar una estructura de pirámide si cree que su entrevistado necesita
motivación para profundizar en el tema. También es conveniente utilizar una
estructura de pirámide para la secuencia de las preguntas cuando desea una
opinión concluyente del tema.
·
Uso de una estructura de embudo
En el segundo tipo
de estructura, el entrevistador adopta un método deductivo al iniciar con
preguntas generales y abiertas, y luego limitar las posibles respuestas
utilizando preguntas cerradas.
·
Uso de una estructura de diamante
Es la combinación de
las dos estructuras anteriores. Esta estructura implica empezar de una manera
muy específica, después se examinan los aspectos generales y finalmente se
termina con una conclusión muy específica. La estructura de diamante combina
las fortalezas de los otros dos métodos, pero tiene la desventaja de tomar
mucho más tiempo que cualquiera de las otras estructuras.
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