DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE ANÁLISIS Y DISEÑO

4.10     DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD Y ADMINISTRACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE ANÁLISIS Y DISEÑO

Existen cinco aspectos fundamentales de un proyecto que el analista de sistemas debe dominar los cuales son:

1.    La iniciación de proyectos

2.    La determinación de la viabilidad de un proyecto

3.    La planeación y el control de actividades

4.    La programación de proyectos

5.    La administración de los miembros del equipo de análisis de sistemas.

Los proyectos pueden ser solicitados por diversas personas de la organización o por los mismos analistas de sistemas. La selección de un proyecto es una decisión difícil, ya que se solicitarán más proyectos de los que se pueden realizar.

Criterios importantes para la selección de proyectos son:

ü  Que el proyecto solicitado tenga el respaldo de los directivos de la organización

ü  Que cuente con un periodo adecuado de compromiso para la terminación del proyecto

ü  Que impulse a la organización hacia la consecución de sus metas

ü  Que sea factible

ü  Que tenga la importancia suficiente para darle mayor prioridad que a otros proyectos.

Estas capacidades se consideran aspectos fundamentales de un proyecto.

Un proyecto de sistemas comienza con problemas o con oportunidades de realizar mejoras en un negocio, que surgen con frecuencia conforme la organización se adapta al cambio.

4.10.1        SELECCIÓN DE PROYECTOS

Se debe tener bien presentes las razones para recomendar el estudio de sistemas de un proyecto que parezca resolver un problema o propiciar una mejora. Tome en cuenta los motivos que impulsen una propuesta de proyecto. Debe asegurarse de que el proyecto no tiene como propósito mejorar su propia imagen política o su poder, o el poder de la persona o grupo que lo proponga, porque hay una alta probabilidad de que el proyecto sea mal concebido y, con el tiempo, no tenga una buena aceptación.

A más de eso, se debe tener en cuenta los 5 criterios nombrados anteriormente para la selección de proyectos.

4.10.2        DEFINICIÓN DE OBJETIVOS

Las mejoras a los sistemas se consideran como cambios que darán como resultado beneficios crecientes y valiosos. Las mejoras pueden ser de muchos tipos, por ejemplo:

ü  Aceleración de un proceso

ü  Optimización de un proceso al eliminar pasos innecesarios o duplicados

ü  Combinación de procesos

ü  Reducción de errores en la captura de información mediante la modificación de formularios y pantallas de despliegue

ü  Reducción de almacenamiento redundante

ü  Reducción de salidas redundantes

ü  Mejora en la integración de sistemas y subsistemas

También es importante la manera en que las mejoras a los sistemas de información afectan los objetivos corporativos. Estos objetivos incluyen:

ü  Mejora de las ganancias corporativas

ü  Apoyo a la estrategia competitiva de la organización

ü  Mayor cooperación con distribuidores y socios

ü  Incremento del apoyo a las operaciones internas con el fin de producir bienes y servicios de manera más eficiente y eficaz

ü  Incremento del apoyo a la toma de decisiones internas para que éstas sean más eficaces

ü  Mejora del servicio al cliente

ü  Incremento en la moral de los empleados

4.10.3        DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD

La definición de viabilidad en términos más sencillos se refiere a que si el proyecto se puede o no hacer o llevar a cabo, pero para eso se evalúa de tres maneras principales:

·         Viabilidad Operativa:

o   Tiempo de los analistas de sistemas

o   Costo del estudio de sistemas

o   Costo del tiempo que los empleados dedicarán al estudio

o   Costo estimado del hardware

o   Costo del software comercial o del desarrollo de software

·         Viabilidad Técnica:

o   Tecnología disponible para satisfacer las necesidades de los usuarios

·         Viabilidad Económicamente:

o   El Sistema funcionara cuando se instale

o   El Sistema será utilizado y quienes lo utilizarán.

Los datos para el estudio de viabilidad se pueden recopilar mediante entrevistas.

4.10.4        PLANEACION Y CONTROL DE ACTIVIDADES

La administración de proyectos abarca las tareas generales de planeación y control. La planeación incluye todas las actividades requeridas para seleccionar un equipo de análisis de sistemas, asignar miembros del equipo a proyectos adecuados, calcular el tiempo necesario para realizar cada tarea y programar el proyecto de tal manera que las tareas se terminen a tiempo.

El control implica el uso de retroalimentación para monitorear el proyecto, incluyendo la comparación del plan original del proyecto con su evolución real. Además, el control significa emprender las acciones apropiadas para agilizar o reprogramar actividades para terminar en tiempo, a la vez que estimulen a los miembros del equipo a realizar el trabajo de manera profesional.

4.10.5        USO DE GRÁFICAS DE GANTT PARA LA PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS

Una gráfica de Gantt es una forma fácil de programar tareas. En este tipo de gráfica las barras representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la duración relativa de dicha tarea.

La principal ventaja de la gráfica de Gantt es su sencillez. El analista de sistemas esta técnica no sólo es fácil de utilizar, sino que también es adecuada para establecer una comunicación satisfactoria con los usuarios finales.

Otra ventaja de utilizar la gráfica de Gantt es que las barras representan actividades o tareas a escala; es decir, el tamaño de las barras indica el tiempo relativo que tomará completar cada tarea.

4.10.6        PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS POR COMPUTADORA

La programación de proyectos con ayuda de las computadoras se ha convertido en una tarea práctica y sencilla. Microsoft Project es un buen ejemplo de un programa muy eficaz.

4.10.7        DETERMINACIÓN DE RECURSOS

La determinación de recursos para el estudio de viabilidad sigue el mismo patrón general. El proyecto debe satisfacer tres criterios de viabilidad para pasar a una siguiente fase de desarrollo. Los recursos se analizan desde la perspectiva de tres áreas de viabilidad: técnica, económica y operativa.

Viabilidad técnica Gran parte de la determinación de recursos tiene que ver con la evaluación de la viabilidad técnica. El analista debe averiguar si es posible actualizar o incrementar los recursos técnicos actuales de tal manera que satisfagan los requerimientos bajo consideración.

Sin embargo, en ocasiones los "agregados" a los sistemas existentes son costosos y no redituables, simplemente porque no cumplen las necesidades con eficiencia. Si no es posible actualizar los sistemas existentes, la siguiente pregunta es si hay tecnología disponible que cumpla las especificaciones.

·         Viabilidad técnica

·         Agregados al sistema actual

·         Tecnología disponible para satisfacer las necesidades de los usuarios:

·         Viabilidad económica

·         Tiempo de los analistas de sistemas

·         Costo del estudio de sistemas

·         Costo del tiempo que los empleados dedicarán al estudio

·         Costo estimado del hardware

·         Costo del software comercial o del desarrollo de software

·         Viabilidad operativa

·         El Sistema funcionara cuando se instale

·         El Sistema será utilizado