DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PRECISOS DE ENTRADA DE DATOS

4.20     DISEÑO DE PROCEDIMIENTOS PRECISOS DE ENTRADA DE DATOS

La calidad de datos es una medida de qué tan consistentemente correctos, dentro de ciertos límites prefijados, están los datos. Los datos codificados eficazmente facilitan la entrada de datos precisa al reducir la cantidad necesaria de datos y, con ello, el tiempo requerido para introducir la información.

4.20.1        CODIFICACIÓN EFECTIVA

Una de las formas en que los datos pueden ser introducidos de manera más precisa y eficiente es mediante el empleo inteligente de varios códigos. El proceso de poner datos ambiguos o demasiado largos en unos cuantos dígitos o letras que se puedan introducir fácilmente se conoce como codificación, que no se debe confundir con la codificación de programas.

La codificación ayuda a que el analista de sistemas alcance el objetivo de eficiencia, debido a que los datos codificados requieren menos tiempo para su captura y reducen la cantidad de elementos capturados.

La codificación es una forma fluida y concisa de capturar datos. Además de proporcionar precisión y eficiencia, los códigos deben tener un propósito.

Los tipos específicos de códigos nos permiten tratar los datos de una forma  particular. Los propósitos para codificar incluyen lo siguiente:

1.    Llevar registro de algo.

2.    Clasificar la información.

3.    Ocultar la información.

4.    Revelar la información.

5.    Solicitar la acción apropiada.

El código de derivación alfabética es un método que se usa comúnmente para identificar un número de cuenta.

Una desventaja de un código de derivación alfabética se presenta cuando la parte alfabética es pequeña, por ejemplo, el nombre “Po” o cuando el nombre contiene menos consonantes que las requeridas por el código.

4.20.2        VALIDACIÓN DE LAS TRANSACCIONES DE ENTRADA

Validar las transacciones de entrada se hace principalmente mediante software que es la responsabilidad del programador pero es importante que el analista de sistemas sepa qué problemas comunes podrían invalidar una transacción.

4.20.3        VENTAJAS DE LA PRECISIÓN EN LOS ENTORNOS DE COMERCIO ELECTRÓNICO

Uno de los muchos bonos de las transacciones de comercio electrónico es la mayor precisión de los datos, debido a cuatro razones:

1.    Los clientes generalmente codifican o teclean los datos.

2.    Los datos introducidos por los clientes se almacenan para su uso posterior.

3.    Los datos introducidos en el punto de venta se reúsan a lo largo del proceso de surtido del pedido.

4.    La información se usa como retroalimentación para los clientes.

Asegurar la calidad de la entrada de datos al sistema de información es crítico para asegurar la salida de calidad. La calidad de los datos capturados se puede mejorar mediante el logro de los tres objetivos principales de entrada de datos: codificación eficaz; captura de datos eficaz y eficiente, y la validación de datos.

Una de las mejores formas para acelerar la entrada de datos es mediante el uso eficaz de la codificación, la cual pone los datos en secuencias cortas de dígitos y/o letras.