4.10
DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD Y
ADMINISTRACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE ANÁLISIS Y DISEÑO
Existen cinco
aspectos fundamentales de un proyecto que el analista de sistemas debe dominar
los cuales son:
1.
La iniciación de proyectos
2.
La determinación de la viabilidad
de un proyecto
3.
La planeación y el control de
actividades
4.
La programación de proyectos
5.
La administración de los miembros
del equipo de análisis de sistemas.
Los proyectos pueden
ser solicitados por diversas personas de la organización o por los mismos
analistas de sistemas. La selección de un proyecto es una decisión difícil, ya
que se solicitarán más proyectos de los que se pueden realizar.
Criterios
importantes para la selección de proyectos son:
ü Que el proyecto solicitado tenga el respaldo de los directivos de la
organización
ü Que cuente con un periodo adecuado de compromiso para la terminación
del proyecto
ü Que impulse a la organización hacia la consecución de sus metas
ü Que sea factible
ü Que tenga la importancia suficiente para darle mayor prioridad que a
otros proyectos.
Estas capacidades se
consideran aspectos fundamentales de un proyecto.
Un proyecto de sistemas comienza con problemas o con oportunidades de realizar
mejoras en un negocio, que surgen con frecuencia conforme la organización se
adapta al cambio.
4.10.1
SELECCIÓN DE PROYECTOS
Se debe tener bien
presentes las razones para recomendar el estudio de sistemas de un proyecto que
parezca resolver un problema o propiciar una mejora. Tome en cuenta los motivos
que impulsen una propuesta de proyecto. Debe asegurarse de que el proyecto no
tiene como propósito mejorar su propia imagen política o su poder, o el poder
de la persona o grupo que lo proponga, porque hay una alta probabilidad de que
el proyecto sea mal concebido y, con el tiempo, no tenga una buena aceptación.
A más de eso, se
debe tener en cuenta los 5 criterios nombrados anteriormente para la selección
de proyectos.
4.10.2
DEFINICIÓN DE OBJETIVOS
Las mejoras a los
sistemas se consideran como cambios que darán como resultado beneficios
crecientes y valiosos. Las mejoras pueden ser de muchos tipos, por ejemplo:
ü Aceleración de un proceso
ü Optimización de un proceso al eliminar pasos innecesarios o duplicados
ü Combinación de procesos
ü Reducción de errores en la captura de información mediante la
modificación de formularios y pantallas de despliegue
ü Reducción de almacenamiento redundante
ü Reducción de salidas redundantes
ü Mejora en la integración de sistemas y subsistemas
También es
importante la manera en que las mejoras a los sistemas de información afectan
los objetivos corporativos. Estos objetivos incluyen:
ü Mejora de las ganancias corporativas
ü Apoyo a la estrategia competitiva de la organización
ü Mayor cooperación con distribuidores y socios
ü Incremento del apoyo a las operaciones internas con el fin de producir
bienes y servicios de manera más eficiente y eficaz
ü Incremento del apoyo a la toma de decisiones internas para que éstas
sean más eficaces
ü Mejora del servicio al cliente
ü Incremento en la moral de los empleados
4.10.3
DETERMINACIÓN DE LA VIABILIDAD
La definición de
viabilidad en términos más sencillos se refiere a que si el proyecto se puede o
no hacer o llevar a cabo, pero para eso se evalúa de tres maneras principales:
·
Viabilidad Operativa:
o
Tiempo de los analistas de
sistemas
o
Costo del estudio de sistemas
o
Costo del tiempo que los empleados
dedicarán al estudio
o
Costo estimado del hardware
o
Costo del software comercial o del
desarrollo de software
·
Viabilidad Técnica:
o
Tecnología disponible para
satisfacer las necesidades de los usuarios
·
Viabilidad Económicamente:
o
El Sistema funcionara cuando se
instale
o
El Sistema será utilizado y
quienes lo utilizarán.
Los datos para el
estudio de viabilidad se pueden recopilar mediante entrevistas.
4.10.4
PLANEACION Y CONTROL DE
ACTIVIDADES
La administración de proyectos abarca las
tareas generales de planeación y control. La planeación incluye todas las
actividades requeridas para seleccionar un equipo de análisis de sistemas,
asignar miembros del equipo a proyectos adecuados, calcular el tiempo necesario
para realizar cada tarea y programar el proyecto de tal manera que las tareas
se terminen a tiempo.
El control implica
el uso de retroalimentación para monitorear el proyecto, incluyendo la
comparación del plan original del proyecto con su evolución real. Además, el
control significa emprender las acciones apropiadas para agilizar o reprogramar
actividades para terminar en tiempo, a la vez que estimulen a los miembros del
equipo a realizar el trabajo de manera profesional.
4.10.5
USO DE GRÁFICAS DE GANTT PARA LA
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS
Una gráfica de Gantt
es una forma fácil de programar tareas. En este tipo de gráfica las barras
representan cada tarea o actividad. La longitud de cada barra representa la
duración relativa de dicha tarea.
La principal ventaja
de la gráfica de Gantt es su sencillez. El analista de sistemas esta técnica no
sólo es fácil de utilizar, sino que también es adecuada para establecer una comunicación
satisfactoria con los usuarios finales.
Otra ventaja de
utilizar la gráfica de Gantt es que las barras representan actividades o tareas
a escala; es decir, el tamaño de las barras indica el tiempo relativo que
tomará completar cada tarea.
4.10.6
PROGRAMACIÓN DE PROYECTOS POR COMPUTADORA
La programación de proyectos con ayuda de las
computadoras se ha convertido en una tarea práctica y sencilla. Microsoft
Project es un buen ejemplo de un programa muy eficaz.
4.10.7
DETERMINACIÓN DE RECURSOS
La
determinación de recursos para el estudio de viabilidad sigue el mismo patrón
general. El proyecto debe satisfacer tres criterios de viabilidad para pasar a
una siguiente fase de desarrollo. Los recursos se analizan desde la perspectiva
de tres áreas de viabilidad: técnica, económica y operativa.
Viabilidad
técnica Gran parte de la determinación de recursos tiene que ver con la
evaluación de la viabilidad técnica. El analista debe averiguar si es posible
actualizar o incrementar los recursos técnicos actuales de tal manera que
satisfagan los requerimientos bajo consideración.
Sin
embargo, en ocasiones los "agregados" a los sistemas existentes son
costosos y no redituables, simplemente porque no cumplen las necesidades con
eficiencia. Si no es posible actualizar los sistemas existentes, la siguiente
pregunta es si hay tecnología disponible que cumpla las especificaciones.
·
Viabilidad técnica
·
Agregados al sistema actual
·
Tecnología disponible para satisfacer las
necesidades de los usuarios:
·
Viabilidad económica
·
Tiempo de los analistas de sistemas
·
Costo del estudio de sistemas
·
Costo del tiempo que los empleados dedicarán
al estudio
·
Costo estimado del hardware
·
Costo del software comercial o del desarrollo
de software
·
Viabilidad operativa
·
El Sistema funcionara cuando se instale
·
El Sistema será utilizado
